Plutôt que de reconstruire systématiquement un système existant, nous distinguons d'abord ce qui mérite d'être conservé de ce qui doit être amélioré, et proposons une direction réaliste pour aujourd'hui et pour la suite.
Le point de blocage varie selon le secteur. Les trois suivants ont été les plus fréquents.
Entreprises aux règles complexes et aux nombreuses exceptions sur les commandes, la production, les expéditions, les stocks et les règlements.
Cas où l’ERP ne correspond pas aux opérations de terrain, ou lorsqu’un programme ancien est devenu difficile à modifier.
Entreprises fonctionnant à la fois avec des tableurs et plusieurs programmes internes séparés.
Cas où les données sont dispersées entre tableurs, formulaires papier et e-mails, rendant recherche et statistiques impraticables.
Entreprises devant relier équipements, capteurs, machines de contrôle ou API externes à leurs systèmes de gestion.
Cas où des fonctions mobiles ou web doivent être ajoutées, ou lorsque l’éditeur d’origine a cessé la maintenance.
Un programme utilisé pendant des années porte les règles propres à l'entreprise, ses façons de traiter les cas, ses exceptions et ses flux de données.
Les écrans peuvent sembler datés et peu commodes, mais un vrai savoir-faire opérationnel y subsiste.
Nous confirmons l'enchaînement et les règles de décision des commandes, de la production, des stocks et des règlements.
Nous évaluons dans quelle mesure les données des bases, tableurs, fichiers et systèmes externes sont réutilisables.
Nous tenons compte des habitudes de travail, pour que le changement perturbe moins le terrain.
Nous prenons aussi en compte les équipements, le réseau, les droits d'accès et les pratiques de maintenance.
Nous procédons dans un ordre qui n’interrompt pas l’exploitation. En commençant par ce qui présente le moins de risque et le résultat le plus rapide, vous pouvez vous arrêter après chaque étape.
Nous rassemblons d’abord les données dispersées : base existante, tableurs et registres papier alignés sur une même référence, doublons et lacunes identifiés. Aucun écran ne change, le travail quotidien reste intact.
Nous reconstruisons d’abord la fonction la plus chronophage et la plus source d’erreurs. Elle fonctionne en parallèle du système existant : chacun utilise celle qui lui convient.
Les étapes saisies manuellement deviennent des intégrations directes. Les liens avec les équipements, les systèmes externes et l’ERP, ainsi que l’automatisation des tâches répétitives, interviennent ici.
Les fonctions restantes sont transférées et l’ancien système est arrêté. À ce stade, l’essentiel de l’activité tourne déjà sur le nouveau système : la bascule présente peu de risque.
Selon le contexte, les étapes 01 et 02 peuvent être inversées ou seule une partie réalisée. L’ordre est défini ensemble lors de l’analyse.
Nous examinons la structure de stockage des données, les critères de recherche et d'agrégation, ainsi que les tâches répétitives. Une fois les données en ordre, elles deviennent la base des statistiques, du reporting, des intégrations externes et de l'automatisation.